忙碌的一天又结束了，即使你早早离开办公室，你也不会觉得自己完成了任何重要的事情。

这太容易发生了。面对没完没了的会议、频繁的打扰和紧迫的最后一刻任务，您很容易整天忙得不可开交，而在高优先级的项目和目标上却毫无进展。这就是为什么了解如何正确安排时间如此重要的原因。

在这篇文章中，我们将看看您可以采取哪些步骤来做到这一点，从而为真正重要的工作腾出时间，同时仍然为个人发展、家人和朋友留出时间。

调度的重要性

日程安排是计划您的活动的艺术，以便您可以在可用的时间内实现您的目标和优先事项。当它有效地完成时，它可以帮助您：

• 了解你可以用你的时间实际实现什么。

• 确保您有足够的时间完成基本任务。

• 为“意外”添加应急时间。

• 避免承担超出你承受能力的事情。

• 稳步朝着您的个人和职业目标努力。

• 有足够的时间陪伴家人和朋友、锻炼身体和爱好。

• 实现良好的工作与生活平衡。

时间是我们买不到的一种资源，但我们经常浪费它或无效地使用它。日程安排可以帮助您思考您希望在一天、一周或一个月内实现的目标，并让您保持在实现目标的轨道上。

如何安排你的时间

设定一个固定的时间来安排你的日程——例如，在每周或每月的开始。

有许多不同的工具可供选择。保持时间表的一种简单易行的方法是使用笔和纸，使用每周计划表来安排您的时间。（单击此处获取免费的可下载规划器模板以开始使用。）

您还可以使用 Google Calendar®、MS Outlook® 和Canva等应用程序和软件。选择适合您的情况、当前工作结构、个人品味和预算的日程安排工具。

选择计划器时最重要的是它可以让您轻松输入数据，并允许您以所需的详细程度查看适当的时间跨度（天/周/月）。

一旦您决定了要使用的工具，请按以下方式准备您的日程安排：

第 1 步：确定可用时间

首先确定您希望用于工作的时间。

你花多少时间在工作上应该反映你的工作设计和你的个人生活目标。

例如，如果你正在争取升职，那么每天在正常工作时间之外工作可能是明智的，以表明你的奉献精神。另一方面，如果你想有足够的时间进行工作之外的活动，你可能会决定只做分配给你的时间。

第 2 步：安排必要的行动

接下来，阻止你必须采取的行动才能做好工作。这些通常是您被评估的对象。

例如，如果您管理人员，请确保您有足够的时间来处理团队成员的个人问题、指导和监督需求。此外，留出时间与你的老板和你周围的关键人物进行沟通。

第 3 步：安排高优先级活动

查看您的待办事项列表，安排高优先级和紧急活动，以及无法委派或避免的基本维护任务。

尝试将这些安排在一天中您效率最高的时间——例如，有些人在早上精力最充沛、效率最高，而其他人则在下午或晚上更能集中精力。（我们的文章“这是早上的任务吗？”可以帮助您确定一天中的最佳时间。）

第 4 步：安排应急时间

接下来，安排一些额外的时间来应对突发事件和紧急情况。经验会告诉你允许多少——一般来说，你的工作越不可预测，你需要的应急时间就越多。（如果你不安排这个时间，紧急情况仍然会发生，你最终会工作到很晚。）

频繁的打扰会占用您的时间。学习如何管理它们可以减少您需要预留的应急时间。一些中断很难预测，但在您的日程安排中留出一些空余时间可以让您灵活地重新安排任务并在出现重要问题时做出响应。

第 5 步：安排可自由支配的时间

您在计划表中留下的空间是“自由支配时间”：可用于处理优先事项和实现目标的时间。查看您的优先待办事项列表和个人目标，评估实现它们所需的时间，并安排它们。

第 6 步：分析您的活动

如果，当你到达第五步时，你发现你几乎没有或没有自由支配时间，你需要返回第二、三和第四步，并质疑你输入的所有任务是否都是绝对必要的. 可能有些事情可以委派或以更省时的方式解决。

获得成功的最重要方法之一是最大限度地利用您的时间。通过委派给其他人、外包关键任务或使用技术使尽可能多的工作自动化来增加您可以完成的工作量。这将使您腾出时间来实现自己的目标。

如果您发现您的自由支配时间仍然有限，那么您可能需要重新协商您的工作量或寻求帮助。使用您新准备的时间表作为您重大承诺的证据。这向你的老板证明你是多么有条理，并且可能会让他或她更容易接受你的要求！

关键点

日程安排是您计划如何使用时间的过程。做得好可以最大限度地提高您的效率并降低您的压力水平。

请按照以下六步流程来准备您的日程安排：

• 确定您可用的时间。

• 阻止你必须执行的基本任务才能在你的工作中取得成功。

• 安排高优先级的紧急任务和重要的“内务”活动。

• 预留适当的应急时间以处理不可预测的事件和中断。

• 在剩余的时间内安排可解决您的优先事项和个人目标的活动。

• 分析您的活动以确定可以委派、外包或完全削减的任务。

重要的是你的日程安排要为你的职业和个人目标腾出时间。如果您在进行到第五步时剩下很少或没有可自由支配的时间，请重新审视您的任务，看看您是否可以用不同的方式来完成它们——否则，您的工作与生活平衡将会受到影响。