紧急重要矩阵,如何使用它?





一个强大的生产力和时间管理工具,可以帮助人们更有效地管理他们的时间。


它就是——紧急重要矩阵!


美国前总统艾森·豪威尔曾用 “艾森豪威尔原理”来组织他的任务。引用他的话说,“重要的事情很少紧急,紧急的事情很少重要。”


史蒂芬·柯维博士(《高效能人士的7个习惯》作者)在他的名著中,称其为“紧急重要矩阵”。


使用一个简单的网格,它根据任务的重要性和紧迫性定义任务:


  • 象限 1:危机——紧急且重要;

  • 象限 2:目标和计划——非紧急但重要;

  • 象限 3:中断——紧急但不重要;

  • 象限 4:分心——不紧急也不重要。



我们在这里所说的重要和紧急是什么意思?


  • 紧急任务:让我们做出反应,我们停止当前正在做的事情,转而从事紧急任务。


  • 重要任务:引导我们实现我们的总体使命或目标,这些关键行动通常需要计划、组织和主动性。


让我们更详细地了解各个紧急重要矩阵象限。


>>> 象限1、危机或“紧急且重要”的任务


内容:属于这个象限的任务包括到期的任务、紧急会议、紧迫问题、危机和救火。可以是任何事情,从逾期的项目或向客户投诉的报告、严重的瓶颈或中断的业务流程,爆裂的管道或尚未处理的牙痛等健康问题!


我们的感受:当我们在这个象限中花费大量时间时,我们会感到压力和筋疲力尽。


行动:通过确定优先级、计划和委派来改善。


最大限度地减少在这个象限中花费的时间,而在象限2上花更多的时间。您的客户可能需要帮助确定和澄清优先事项,为这些重要任务安排大量时间。


教练提示:如果您的客户担任直线管理或基于服务的角色,他们将在此象限中花费比项目经理更多的时间。但是,通过在象限2中花费更多时间,总会有改进的地方——也许会腾出时间来建立关系、建立系统和流程以及进行授权。


>>> 象限2、目标和计划或“重要和非紧急”任务


这个象限就像冲浪,把重要的事情放在首位,不断进步,不要因为注意力不集中而让事情变得紧急!

这是你的魔法象限!这个象限里的行动使我们朝着我们的大目标和项目迈进,可能包括计划、关系和团队建设、问题预防和风险评估,甚至是帮助我们保持生活平衡的健康和娱乐活动,比如定期看牙或预约水管清理。


我们的感受:当我们在这个象限中花费大量时间时,我们会感到更加平静和可控,我们会在大多数问题出现之前就处理好,并且可能会得到其他人的坚定支持。


所有这一切意味着以后需要管理的危机更少,这对我们的客户、他们的职业生涯和他们工作的组织都有好处。


行动:帮助您的客户最大限度地利用在此象限中花费的时间。留出特定时间来计划、建立关系、为问题做准备并照顾他们的健康。问他们具体的问题,以帮助他们了解从长远来看,计划和准备如何为他们节省时间和精力。


教练提示:许多人不习惯花时间计划和准备,而是宁愿遇到事情直接“做”。


对于这些客户,您还可以分享SWOT个人分析给他,该工具可帮助人们确定哪些活动和任务是他们的优势所在,能以最少的努力为他们带来最大的结果。




>>> 象限3、中断或“紧急且不重要”的任务


这个象限中的任务或活动会打断或使我们远离重要任务。这可能是任何事情,比如上班时间聊天、接听电话、参加不重要的会议。

我们的感受:当我们在这个象限中花费大量时间时,我们会觉得自己没有取得太多成就或取得任何进展。结果,我们常常对他人做出不愉快的反应,并感到被困、沮丧和压力过大。


行动:通过审查和优先考虑您的任务列表并首先关注高重要性任务,最大限度地减少在此象限中的时间。客户可能还需要学会说不,质疑或委托他人打断。


>>> 象限4、分心或“不紧急且不重要”的任务


在这个象限中花费的时间会分散手头的任务。它们的范围从朋友的过多或不相关的电子邮件或电话、社交媒体的使用到我们使用的任何浪费时间和避免必要工作的活动。

这些分心导致我们迟到,无法按时完成项目或任务,并可能让我们感到疲倦、压力和无法有效。在我们的个人生活中,诸如刷抖音等事情也属于这一类。在极端情况下,在这个象限上花费太多时间会导致消极的自我对话、抑郁和被解雇!


其中一些分心可以让我们在测量的剂量下感到精力充沛,所以我们并不是说人们必须一直专注,只是为了充分利用时间,我们需要知道我们何时、何地以及多久分心我们自己。


行动:消除无意识地花在分心上的时间。利用从这个象限回收的时间来促进其他领域。


教练提示:如果你的客户在这个象限上花费了很多时间,让他们写一份清单,列出他们所有的分心项目,以及他们在每个分心上花费的时间,并在一周的时间段内记录下来。当他们加起来所花费的总时间时,他们可能会感到震惊......


另外,建议让他们专注于他们受到启发和兴奋的一些目标,一些大到足以优先于“分心”的目标。


一个紧急的重要矩阵模板和工作表——您可以简单地在一张纸上为您的客户绘制网格。这个教练工具是给客户的很好的家庭作业。


它有空间让您的客户在每个象限中写下他们自己独特的任务和浪费时间的人,以帮助您的客户评估他们的时间管理,回顾并巩固他们了解到的情况,你们可以一起制定3项行动来改进他们未来利用时间的方式。


这也是一个很棒的教练练习。


总 结


紧急重要矩阵,简单而强大的紧急重要矩阵的本质是:


1、有意识地优先处理我们最重要的任务,并计划和授权,在问题成为紧急危机之前就处理好。


2、意识到我们的干扰和分心的项目,以便我们可以减少或消除它们。这使人们能够管理他们有限的时间资源,以便他们以更愉快、压力更小的方式完成他们的优先任务。


最后一句话:您的客户在每个象限中花费多少时间将取决于许多因素,包括他们的个性、他们对工作和生活的兴奋程度以及他们拥有的工作类型(甚至是老板)。每个人都需要找到一种适合他们的独特工作方式,而我们作为教练的工作就是帮助他们做到这一点。



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