今天介绍一个特别好用的效率和时间管理工具——“时间管理四象限法则”。

无论你是做职业规划、企业管理还是商业发展的教练，或者是关注个人成长、亲子关系和心灵成长的导师，这个工具都很有用。

你也可以用它来帮助那些迷茫的年轻人，或者任何感觉生活有些杂乱无章的人，帮他们重新找到焦点。

把它用在分享会或者线上课程里，也是一个非常吸引人的互动环节。

当然，我们自己用起来效果也特别好。

什么是“时间管理四象限法则”

那么，到底什么是“时间管理四象限法则”？

美国前总统艾森豪威尔就曾用这个后来被称为“艾森豪威尔法则”的原则来安排他的工作。

他有句名言是这么说的：“重要的事通常不紧急，紧急的事通常不重要。”

但真正把这个概念推广开来，并写进他的书《高效能人士的七个习惯》里，称之为“时间管理四象限法则”的，是史蒂芬·柯维博士。

在我们 Coach8，会定期组织读书会，带领大家一起深入阅读像《高效能人士的七个习惯》这类经典的教练书籍。

如果你也想和一群志同道合的小伙伴一起学习，欢迎加入我们 Coach8 这个温暖的大家庭。

“时间管理四象限法则”快速概览

这个强大的工具就用一个简单的格子，根据重要性和紧急性来给任务分类。

• 第一象限：危机 - 紧急且重要。

• 第二象限：目标和规划 - 重要但不紧急。

• 第三象限：干扰 - 紧急但不重要。

• 第四象限：分心 - 既不紧急又不重要。

那么，“重要”和“紧急”到底指什么呢？

紧急的事会让我们立刻做出反应。关键是，我们会停下手里正在做的事，转而去处理这些急事。

重要的事则关系到我们长远的目标和使命。这些关键行动通常需要我们提前计划、组织和主动去完成。

接下来，我们来仔细看看每一个象限。

第一象限：危机，或“重要且紧急”的事

掉进这个象限里的事包括：快到截止日期的任务、紧急会议、棘手的问题、各种危机和“救火”行动。

小到一份逾期的报告或客户投诉，大到业务流程里的严重问题，甚至家里水管爆了、牙疼得不行了还没去看医生，都算。

我们的感受：如果我们大部分时间都在处理这些事，人会变得压力山大，精疲力尽。

目标：通过提前规划、分清主次和授权他人，也就是花更多时间在第二象限，来尽量减少花在这个象限的时间。

一些小建议：我们可能需要帮助自己或他人理清并明确哪些事情是真正优先的，并想办法挤出整块的时间来处理这些要事。

“大石头”这个练习可能也会很有帮助。这个练习让我们先找出并专注于完成那些生命中的“大石头”（最重要的事），然后再去处理那些“小石子”和“沙子”，否则它们会轻易填满我们的生活。

需要注意的是，如果你处在一线管理或服务岗位，那你待在“危机”象限的时间自然会比做战略或项目管理的人多。

但即便如此，只要多花些时间在第二象限——比如主动建立人脉、完善系统流程、学会授权——情况总能得到改善。

第二象限：目标和规划或“重要但不紧急”的事

这就是你的“魔法象限”！它也叫“大格局”象限，这里的行动能推动我们实现远大目标。

这可能包括做计划、建立团队和人脉、预防问题、评估风险，甚至包括维护我们生活平衡的健康和娱乐活动，比如预约看牙医或者找个水管工。

待在这个象限，就像冲浪高手驾驭着浪潮，我们能稳稳地把握住重要的事，顺利前进，不让危机发生。

我们的感受：当我们把大量时间花在这里，我们会感觉更平静、更有掌控感。我们能把大多数问题在发生前就解决掉，而且很可能得到他人的有力支持。这一切都意味着以后需要处理的危机会更少，这对我们自己、我们的事业以及我们所在的团队都有好处。

目标：帮助自己和他人，把尽可能多的时间投入到这个象限。

一些小建议：我们可以帮自己或他人专门留出时间来做规划、建立关系、为可能出现的问题做准备，以及照顾好自己的健康。

可以问一些具体的问题，让大家看到提前规划和准备从长远来看能节省多少时间和精力。

很多人不喜欢花时间做计划，更喜欢“直接开干”。对于这样的人，可以分享“行动优先级矩阵”这个工具，它能帮助人们找出用最少努力获得最大回报的活动和任务。

第三象限：干扰，或“紧急但不重要”的事

这个象限里的事会打断我们，让我们从重要的任务中分心。比如同事过来闲聊、没必要地反复查邮件、接一些无关紧要的电话，以及参加一些不重要的会议。

我们的感受：如果总是在忙这些事，我们会感觉自己好像什么都没做成，停滞不前。结果常常是对别人态度不好，自己也觉得被困住、很沮丧、压力很大。

目标：通过检查和调整任务列表，优先处理重要性高的事，来尽量减少花在这个象限的时间。

一些小建议：我们可能需要学习怎么去拒绝，以及如何质疑或把别人的打扰事项交派出去。

如果你发现自己总是在处理这类事，可以试试记一个“干扰日志”。这能帮助我们发现规律，理解干扰的来源，并制定一个行动计划来减少这些打扰。

第四象限：分心，或“不紧急也不重要”的事

花在这个象限的时间，纯粹是在分散我们对正事的注意力。

从过多的无关邮件或朋友闲聊的电话，到沉迷短视频，再到任何我们用来浪费时间、逃避必要工作的活动，都属于此类。

这些分心的事情会导致我们迟到、无法按时完成任务，并让我们感到疲惫、压力大，无法高效工作。在个人生活中，像在家过度看电视或漫无目的地刷网页也属于这一类。

极端情况下，在这里花太多时间会导致负面的自我评价、抑郁，甚至被解雇！

需要强调的是，有些分心的事情如果适度，也能让我们恢复精力。所以我们不是说人必须时刻保持专注，而是说，为了更好地利用时间，我们需要清楚地意识到自己分心的时机、场合、频率和时长。

目标：杜绝无意识地把时间浪费在分心的事情上。然后把从这个象限里省出来的时间，用到其他更有价值的地方。

一些小建议：如果你发现自己总是在这个象限里，可以试着列出所有让你分心的事，并记录一周内你在每件事上花了多长时间。当你把总时间加起来时，可能会被这个数字“有效地”吓一跳。

我也建议大家专注于那些能真正激励自己的目标。这些目标应该足够宏大和令人兴奋，让你觉得它们比任何“分心”的事都重要。

你也可以试试帮自己或他人建立一个“不做什么”清单（Not To-Do List）。这个工具让我们写下不应该做的事情，并帮助我们审视和制定一个支持性的行动计划。

“时间管理四象限法则”的总结

这个简单而强大的“时间管理四象限法则”，它的精髓其实就是：

有意识地把我们的精力优先放在最重要的事情上。并且通过提前规划和授权，在问题变成紧急危机之前就把它解决掉。

清楚地意识到生活中的干扰和让我们分心的事情，从而减少或消除它们。

这能让我们更好地管理自己有限的时间资源，用一种更愉快、压力更小的方式，完成那些真正重要的事。